Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.
Az ügyvédi munka kevésbé kedvelt, adminisztrációs részének gyorsabb, pontosabb, hatékonyabb elvégzéséhez komplex segítséget nyújtó technológiai megoldás már elérhető a magyar ügyvédek számára is.
Imhof Bencével, a Wolters Kluwer Hungary szoftveres termékeinek üzletfejlesztési menedzserével beszélgettünk a Praetorról, ami egy kifejezetten az ügyvédi irodák számára, ügyvédek segítségével kifejlesztett praxismenedzsment szoftver.
A cseh és a szlovák piac után tavaly óta Magyarországon is elérhető a Praetor szoftver magyar felhasználóknak, magyar nyelven. Milyen speciális szempontokat kellett figyelembe venni a hazai piacra történő bevezetéskor?
Imhof Bence
Azt elöljáróban elmondanám, hogy egy nagyon jó keretrendszert kaptunk a csehektől, ami már önmagában is kifejezetten ügyvédi irodáknak a tevékenységére fókuszált. Nemcsak, hogy ügyvédek bevonásával fejlesztették, hanem eredetileg ügyvédek alkották meg saját felhasználásra, ezért maga a struktúra, ami a hosszú évek fejlesztése során kialakult, egy kifejezetten erős és jó funkcionalitással bíró rendszer. Valamint azt is szeretném kiemelni, hogy a magyar piacra vezetés során magyar ügyvédek is közreműködtek a szoftver konfigurálásában és lokalizálásban.
Amit nekünk elsődlegesen figyelembe kellett venni, az az, hogy ez már egy több mint 10 éves termék a cseh piacon, ami azt jelenti, hogy meglehetősen összetett funkciókkal bír, nagyon sok plusz moduláris fejlesztés volt benne, viszont az egyik feladat nekünk a magyar piacra történő bevezetéshez pont az volt, hogy meg kellett határozni egy olyan minimumot belőle, amivel már értéket tudunk teremteni az ügyvédi irodáknak, amivel el tudunk indulni – mivel nem életszerű az összes modult egy az egyben rögtön átvenni, illetve azok egy része a magyar piacon nem is értelmezhető.
A másik nagyobb kihívás magának a szoftvernek a lefordítása volt. Ez teljesen evidens dolognak tűnhet, de gondoljunk bele, hogy itt minden gombot, mezőnevet, felugró ablakot stb. le kellett fordítani, magyarítani kellett az ügyvédi szakzsargon figyelembevételével.
A harmadik kihívás az volt, hogy a rendszerben rendelkezésre álló adatkészletet, adatrögzítési lehetőségeket megint csak olyan formában bocsássuk a magyar felhasználók rendelkezésre, hogy az a lehető legegyszerűbb adatrögzítést tegye lehetővé. Ezen a ponton már megjelennek a sajátos magyar körülmények, amelyek az itteni jogi környezetből fakadnak, mint például a kötelező ügy, illetve ügyfél nyilvántartás, amit vezetnie kell az ügyvédeknek. Ebben az esetben a törvényi előírásoknak megfelelően kellett ezeket a rögzíthető adatokat bővíteni, átalakítani, valamint az volt a célunk, hogy az ezekből legenerálható nyilvántartási táblázatokat úgy lehessen előállítani, hogy ha ellenőrzés van a Magyar Ügyvédi Kamara részéről, akkor az ügyvéd felhasználók azoknak az elvárásoknak maximálisan meg tudjanak felelni.
A rendszer rendelkezik számlázó modullal is, de azt láttuk, hogy Magyarországgal ellentétben Csehországban egy sokkal rugalmasabb számlakiállítási szabályozási környezet van. Ezért végül úgy döntöttünk, hogy nem a Praetor saját számlázó modulját igazítjuk a magyar szabályozáshoz, hanem egy harmadik felet vonunk be: így esett a választásunk a Számlázz.hu-ra, ami egy nagyon jó, megbízható és elterjedt szolgáltatás Magyarországon, és támogatni tudja ezt a fajta jogszabályi megfelelést. Ehhez kapcsolódóan szintén komoly fejlesztési feladataink voltak. Amit még semmiképp nem hagynék ki a sorból a nagyobb kihívások kapcsán, az a Cégkapu integráció volt, ami komoly fejfájást tud okozni sok ügyvédnek, mert nagyon sok adminisztráció van azzal, hogy ezeket a dokumentumokat rendszerezzék, iktassák valamilyen módon. Jelenleg a Praetorral a Cégkapuba érkező olvasatlan üzeneteket be tudjuk iktatni a rendszerbe, ügyekhez lehet hozzárendelni, illetve határidőket lehet meghatározni, és a feladatokat rendszerezni is tudjuk.
A Praetor komplex segítséget ígér – ez mit jelent pontosan, hogyan kell elképzelni a működését egy ügyvédi iroda mindennapjaiban, mire kínál megoldást?
Az értékajánlatunkhoz nyúlnék vissza, ami azt mondja, hogy a szoftverben minden benne van, amire egy ügyvédnek szüksége van. Erre törekszünk, ezt a fajta értékajánlót szeretnénk a lehető legjobban bővíteni. Jelenleg azt gondolom, hogy az egyik legmeghatározóbb értéke a rendszernek, hogy tényleg egy felületen elérhető minden irodához kapcsolódó információ – gondolok itt az ügyekre, vagy akár a kontaktokra, számlázásra, iratkezelésre. Kontaktok, vagyis kapcsolatok alatt beszélhetünk ügyfelekről, bíróságokról, más hatóságokról, potenciális ügyfelekről, jogi képviselőkről, szóval ilyen formában egy rendszerben tudjuk strukturáltan rögzíteni ezeket az információkat, és ha arra kerül sor, hogy ezeket vissza kell keresni, akkor a rendszer funkcionalitása nagyon sokrétűen nyújt lehetőséget arra, hogy a lehető leggyorsabban tudjuk megtalálni és használni a szükséges információkat. Ez egy nagyon fontos rész, és ehhez kapcsolódik az, hogy ezek az információk már tartalmazhatnak levelezéseket is: e-mailes levelezéseket, postai úton ki-be érkező leveleket, a már említett Cégkapus üzeneteket, valamint különböző dokumentumokat, szerződéseket, nyilatkozatokat – ezeket mind elő tudjuk állítani a rendszer segítségével. Azt is fontos megemlíteni, hogy a Microsoft Office programcsaláddal – gondolok itt a Word-re, az Excelre, vagyis azokra a megszokott eszközökre, amit egyébként is mindenki használ a mindennapjaiban – nagyon hatékonyan kommunikál a rendszer, ezek is integráltan tudnak működni a felhasználás során. Ehhez kapcsolódik még egy nagyon szofisztikált számlázó modul is, ami a már említett Számlázz.hu segítségével a kötelező adatszolgáltatást is teljesíti a NAV felé, valamint a rögzített adatokból sokrétű riportálási lehetőség is tudja támogatni az iroda üzletfejlesztési politikáját. Ez mind egy helyen van, ami támogatja a gyors visszakereshetőségét a tennivalóknak, a rendszerezettséget, az átláthatóságot.
Napjainkban két nagy ellentmondó kihívás is van: egyfelől a munkavégzés teljesen hibriddé vált, ezért bárhonnan el szeretnék érni a céges rendszereket az ügyvédek, másfelől olyan szenzitív adatokkal dolgoznak, amiket érthető okokból a legnagyobb biztonságban akarnak tudni. Milyen választ tud erre adni a Praetor rendszere?
A Praetor alapvetően felhő alapú adattárolást valósít meg. Az adatok a Wolters Kluwer dedikált szerverén kerülnek eltárolásra mely fizikailag a Invitechnél, Magyarország egyik legjobb biztonsági tanúsítványaival rendelkező szolgáltatójánál található. Az adott számítógép egy telepített kliensen keresztül kommunikál a felhővel, az adatok tulajdonképpen a megfelelően védett kliens segítségével fizikai korlátok nélkül érhetők el. Azt gondoljuk, hogy ez a mai átalakuló világunkban alapvető fontosságú, amelyik ügyfelünk azonban ragaszkodik a saját szerveren üzemeltett megoldáshoz, természetesen arra is nyújtunk lehetőséget.
Emellett a rendszernek nagyon cizellált jogosultságkezelő rendszere is van, egy irodán belül sem érhet el mindenki mindent, de persze ez mindenféleképpen az ügyféligényeknek a felmérése mentén kerül kialakításra: ha összetettebb jogosultságkezelést szükséges megvalósítani, akkor ebben tudunk támogatást adni, és ezt igyekszünk minél személyre szabott formában megtenni.
Hogyan működik az ügykategorizálás a rendszerben?
Az egyik fő komponense ennek a rendszernek, hogy a manuális aktázást, vagy a különböző önmagában álló Wordös, vagy Exceles, „iktatást” megszüntesse, és egy komplex rendszeren belül kezeljen mindent.
Ez úgy néz ki, hogy amikor ügyeket rögzítünk a rendszerben, akkor vannak meghatározott mezőtartományok, ezeket nevezzük metaadatoknak, és az ügyeket ezekkel az adatokkal fogjuk tudni feltölteni, kiegészíteni. A folyamat legvégén persze tulajdonképpen visszakapunk nagyjából egy Excel táblázatot, ha ki akarjuk exportálni az adathalmazt – például le lehet kérdezni, hogy egy adott ügy milyen jogi kategóriába tartozik, és ezeket még pluszban címkékkel is el lehet látni. A jogi kategóriák függvényében különböző mérföldköveket is meg tudunk határozni, amiket mind adatszinten lehet tárolni a rendszerben. Ezek az ügy előrehaladásával párhuzamosan felülírhatók, változtathatók, így ez lehetővé teszi azt, hogy egy folyamatos, valós képet kapjunk arról, hogy milyen a leterheltség, illetve milyen munkák várnak elvégzésre az irodán belül. Azt hozzátenném, hogy az alapkészletet személyre szabott formában tudjuk bővíteni abban az esetben, ha az ügyféligények ezt kívánják meg. Az egyes kategóriákat is mind tudjuk perszonalizálni, hogy olyan fajta kategóriák közül tudjon választani az ügyfél, amire neki egyébként szüksége van, és ne legyenek benne olyan kategóriák, amivel egyébként nem foglalkozik.
A leterheltség mellett és ezzel kapcsolatosan a határidők megtartása és nyomonkövetése egy nagy kihívása minden jogi munkát végző szakembernek. Hogyan segíti ebben az ügyfeleket ez a szoftver?
A Praetorban egyrészt értelemszerűen lehetőség van a feladatok és a határidők rögzítésére. Amikor ezt tesszük, akkor vagy konkrét dátumot választunk ki, úgy, mint egy adott feladatnak az esedékessége, vagy a határidőt a rendszer segítségével is kiszámíthatjuk. Ez általában az olyan feladatokra jellemző, amik mondjuk a Cégkapun keresztül érkeznek be, például egy bíróságtól érkező hiánypótlásra történő felszólítás esetén be lehet állítani azt a rendszerben, hogy hány napot határoz meg a felszólítás, és akkor az alapján ki fogja tudni számolni a szoftver bizonyos szempontok figyelembevételével, hogy mikor is lesz majd ennek az esedékessége, és mikorra kell, hogy elkészüljön a feladat.
Ezt valamilyen színkóddal is jelöli a rendszer, vagyis a felhasználó látja a közelgő határidőket?
Igen, ezeket a feladatokat, határidőket lehet ügyekhez, ügyfelekhez, felhasználókhoz is rendelni. De tőlük függetlenül is tudok határidőket, feladatokat rögzíteni a rendszerbe, és a Praetor áttekintő felülete lejárat szerint priorizálva fogja kilistázni nekem azokat a feladatokat, amelyekkel foglalkoznom kell, és valóban színek is segítik a tájékozódást az egyes feladatok között – azok fogják megmutatni, hogy mi az, ami mondjuk már túlcsúszott az esedékességén, mi az, ami közelebb van, és mi az, amire még bőven van idő.
Elég sok mindenről esett most szó, ez rengeteg információ, ami egyébként is azt hiszem, hogy ma mindenkit, így az ügyvédeket is elárasztja. A rengeteg adat, a sok különböző rendszer használata idegőrlő lehet, vagy aki félig manuálisan próbálja meg követni ezeket a tennivalókat, az még nehezebb helyzetben van. Mondanál pár példát arra, hogy a Praetor milyen keresési, szűrési lehetőséget ad azért, hogy könnyebben megtalálják a releváns információkat, amire éppen szüksége van az adott jogásznak?
Egyrészről minden modul rendelkezik egy keresővel. Ha mondjuk meg akarom nyitni az ügyeket, akkor találkozni fogok az ügyek listájával, a kontaktok esetén a kontaktok listájával, határidők esetén határidőkkel, illetve a teljesítés, vagy a pénzügyi információk kapcsán ezekkel, vagyis rendelkezésemre áll az összes információ, ami az adott modulban rögzítésre került, és minden ilyen modulban van egy keresőpanel, aminél ha megadok egy adott kulcsszót, vagy egy kifejezést, amire szeretnék rákeresni, akkor ebből a rendszer tovább szűkíti a találati listát. Ez egyfajta módja a keresésnek. De ezen túl fontos azt is megemlíteni, hogy ezeket a táblázatokat, amik a különböző modulokban megjelennek, mind összetett szűrési feltételeknek megfelelően tudom szűkíteni. Ha például egy adott ügykategóriára van szükségem, azokat szeretném leszűrni, akkor ezt be tudom állítani a rendszerbe, vagy még akár a státusz alapján is tudok szűrni: igazából minden rögzített információ alapján tudok szűréseket elvégezni, és ezeket dinamikus riport formájában tudom elmenteni. Ez azt jelenti, hogy ha mondjuk nekem arra van szükségem az ügyek áttekintése során, hogy lássam a hozzám kapcsolt ügyeket, amik éppen az egyeztetési fázisban vannak, mert ezekkel szeretnék haladni, akkor tudok egy fix ilyen riportot létrehozni a rendszerben, és egyszerűen csak ki kell választanom ezt a riportot, és könnyedén át tudom tekinteni azokat az ügyeket, amik megfelelnek ezeknek a szűrési feltételeknek.
De ezen túl még a dokumentumokban is lehet külön kereséseket végezni.
Ez úgy néz ki, hogy egy keresési kifejezéssel tudom a keresést lefuttatni, és fontos, hogy ez a dokumentumnak a nevében is keresni fog, illetve a dokumentumoknak a tartalmában is keresni fog, és ez alapján fogja majd a találati listát is előállítani a rendszer.
Itt szintén még visszacsatolnék arra, hogy korábban mondtad, hogy a Microsoftnak a rendszereivel is bizonyos szempontból össze van kötve a Praetor. Ez például a Wordnél hogyan működik?
Amikor dokumentumokkal akarunk dolgozni a rendszerben, alapvetően az az elképzelés, hogy ezeket mind képesek vagyunk a rendszerből létrehozni a sablonkezelőnek köszönhetően. Mindenfajta sablont előre tudunk rögzíteni a rendszerben, és amikor ezeket elő kell állítanunk, akkor ebből a forrásból tudunk majd könnyedén dolgozni. Ha létrehozunk ilyenkor egy dokumentumot, akkor ezeket a Wordben fogjuk tudni szerkeszteni. Ez azt jelenti, hogy ha el van mentve egy adott szerződés, és én ezen szeretnék dolgozni, akkor amikor a Praetorból megnyitom ezt a dokumentumot, akkor automatikusan a Word-öt fogja megnyitni a rendszer, és azon fogom tudni elvégezni ezeket a módosításokat. Majd amikor a végén rámentek a dokumentumra, a Praetor-ba, vagyis azokra a szerverekre fogja visszamenteni ezt a dokumentumot, ahonnan alapvetően megnyitottam. És fontos az, hogy itt is egy folyamatos verziókövetést látni a rendszerben, vagyis mindig meg tudom tekinteni az adott dokumentumoknak az első, második, harmadik stb. változatát is.
A Praetor a munkára fordított időt is tudja számolni. Ez is össze van kapcsolva a számlázással?
Ha pénzügyi információk rögzítéséről beszélünk, akkor három csoportba tudom leginkább ezeket az információkat besorolni. Vannak a tevékenység jellegű tételek, ahol jellemzően óradíjas megközelítésű tevékenységekről lesz szó. Lehet ilyen tevékenységeket rögzíteni, ahol a rendszer a cap-et és lépcsőzetes óradíjakat is képes kezelni, mellette tudok költségeket is rögzíteni, de ez is sokrétű, mert tudok fix költségeket, utazási költségeket rögzíteni, vagy ha rendelkezek mondjuk egy előre meghatározott árlistával, ahol azt mondom, hogy a cégmódosításokat egy adott áron végzem el, és így árazom be a szolgáltatásomat, akkor ilyen jellegű szolgáltatásokat is tudok rögzíteni előre. Ezeknek az információknak a feltöltése fogja az alapját képezni majd annak a számlának, amit a végén a Számlázz.hu-s integrációnak köszönhetően elő tudunk állítani. Itt még fontos azt is megemlíteni, hogy ezeken az óradíjas, illetve fix díjas szolgáltatásokon túl akár átalánydíjas megállapodásokat is lehet kezelni a rendszerben, számlázás szintjén.
A Praetor szoftverről bővebben ezen az oldalon található információ.
A cikk a Wolters Kluwer Hungary Kft. termékeire/szolgáltatásaira vonatkozó reklámot tartalmaz.
