Együtt a vállalati kultúráért – a compliance és az ombuds együttműködési lehetőségei

A szervezeti ombuds és a compliance funkció közötti kapcsolódási pontok kialakítása fontos lépés lehet az szervezet hatékony működése szempontjából. Ezek a kapcsolódási pontok segíthetnek az átláthatóság növelésében, a konfliktusok megelőzésében és a jogi szabályozások betartásában; hozzájárulhatnak a compliance funkció hatékonyabb működéséhez, ezáltal egy tisztességes, etikus szervezeti működéshez.

2023. október 26-án a Magyar Vállalati Compliance Társaság partnere, a Szervezeti Ombuds Egyesület által ismét megrendezésre került az Ombuds Világnap. Az esemény résztvevőinek a compliance és a szervezeti ombuds együttműködés témakörében a következő, izgalmas kérdésekben volt alkalmuk elmerülni:

• mit jelent a compliance kultúra a szervezetben,
• milyen megoldásokkal lehet ezt erősíteni,
• milyen együttműködési lehetőségei vannak a compliance területnek vállalaton belül,
• hogyan tud mindehhez a szervezeti ombuds támogatóan kapcsolódni?

A kérdéseket dr. Sükösd Péterrel, a Magyar Vállalati Compliance Társaság elnökével vitattuk meg.

A vállalati megfelelés amellett, hogy a vállalati és jogi alapelvek és az etikai normák betartásáért felel, a legtöbb szervezetnél a bejelentő csatornák is hozzá futnak be, mint etikai forródrót, visszaélés bejelentő rendszer. Ezért gyakran van jogi szakértelem a compliance csapatban, így az általuk kezelt eseteket is jogi szempontok alapján értékelik és kezelik.

Fontos azonban kiemelni azt, hogy a vállalati compliance funkció a külső és belső szabályok, normák stb. betartatásán túl a vállalat által kinyilatkoztatott etikai normák érvényesüléséért is felel, melyek viszont a szokásos compliance eszközrendszerrel – így a compliance eljárásokkal, munkajogi szankciókkal stb. – nem kezelhetők. Ebben lehet elsősorban segítségére a szervezeti ombuds funkció.

Az ombuds és a compliance terület közötti kapcsolat lehetővé teszi, hogy közösen támogassák az alkalmazottaknak abban, hogy megfeleljenek a szabályozásoknak és elkerüljék a konfliktusokat. Emellett az ombuds segíthet az esetek gyorsabb és hatékonyabb megoldásában anélkül, hogy azok hivatalos jogi útra kerülnének. A szervezet számára ez hozzájárulhat az általános hatékonysághoz és a jó hírnév megőrzéséhez.

Az emberi tényezők figyelembevételével kulcsfontosságú lehet a compliance és az ombuds együttműködése a szabályozási kérdések kezelésében és a konfliktusok megelőzésében is. Az ombuds szerepe abban rejlik, hogy függetlenül és pártatlanul kezelje az ilyen eseteket, és segítsen az munkavállalóknak abban, hogy konstruktív módon oldják meg a problémákat. A prevenció és a rehabilitáció együttes alkalmazása hozzájárulhat a szervezet hatékonyságához és az alkalmazottak jóllétéhez.

Az Ombuds szerepe a szervezetben egyfajta híd lehet a compliance és a HR funkciók között, hogy azok hatékonyabban tudjanak együttműködni a vállalti kultúra fejlesztése érdekében.

Az ombuds segíthet az alkalmazottaknak abban, hogy konfliktusaikat azok kezdeti stádiumában kezeljék, mielőtt azok hivatalos eljárássá válhatnának. Ez csökkentheti a terhelést a HR és a compliance számára.

Az együttműködés a vállalati kultúra megőrzése és fejlesztése érdekében kulcsfontosságú lehet a compliance és az ombuds funkciók között.

1. Kultúraformálás:

Az ombuds és a compliance együttesen segíthetnek a vállalati kultúra kialakításában és fenntartásában. Az ombuds a problémák és aggodalmak korai felismerésében segíthet, míg a compliance az etikai normák és a jogszabályok betartásában.

2. Képzés és oktatás:

Az ombuds és a compliance közösen szervezhetnek oktatásokat és képzéseket az alkalmazottak számára a vállalati értékekről, az etikai normákról és a jogi szabályozásokról. Így segíthetnek az alkalmazottaknak a szervezeti kultúra és a szabályozások jobb megértésében, emellett az éves compliance képzési terv megfelelő irányú felülvizsgálatában, a vállalati szervezet igényeire, állapotára reflektáló fejlesztésében.

3. Konfliktuskezelés:

Az ombuds és a compliance együttműködhetnek a konfliktusok kezelésében. Az ombuds lehet a konfliktusok korai észlelője, míg a compliance segíthet a szabályozási vonatkozások figyelembevételében a konfliktusok megoldásakor.

4. Kommunikáció és visszajelzés:

Az együttműködés és a kommunikáció a felső- és középvezetéssel segít abban, hogy a szervezet rugalmasan reagáljon az aktuális problémákra és kihívásokra. A visszajelzések és az információk segíthetik a vezetőséget a kultúra és a szabályozások javításában, valamint az alkalmazottak érdekeinek és a vállalat hosszú távú sikerének szolgálatában. A fentieken túl ez nagyban segíti a compliance rendszer formális megfelelését is az ún. „tone from the top” vagy „tone from the middle” üzenetek megfelelő időzítésével és tartalmi kialakításával.

Az ombuds és a compliance közötti együttműködés fontos lehet a vállalati kultúra és a jogi szabályozások optimális egyensúlyának fenntartásához. Az ombuds lehetővé teszi az alkalmazottaknak, hogy problémáikat bizalmasan kezeljék és megoldják, mielőtt azok súlyosabbá válnának, és segíthet a konfliktusok korai kezelésében. A compliance csapat pedig figyelheti a szabályozások betartását, és segíthet az alkalmazottaknak a szabályok jobb megértésében és követésében. Az együttműködés révén az ombuds és a compliance megoszthatják tapasztalataikat, ami támogatja a vállalati kultúrát és a szabályozások fejlesztését.

A szervezeti ombuds tevékenysége hozzájárulhat a kellemetlen érzések feloldásához a szabályzatokkal kapcsolatban, ami a bizalom növekedését eredményezi a compliance irányába. Az ombuds szemléletformálóként segíti a munkavállalókat abban, hogy értsék és elfogadják a szabályokat. Az eredmények hosszútávon az együttműködés javulásához vezethetnek, aminek részeként a munkavállalók könnyebben tudnak azonosulni a szabályzatokkal és a compliance keretrendszerrel.

Az ombuds és a compliance együttműködése segíthet abban, hogy a szervezet egyszerre fókuszálhasson a szabályozások betartására és az emberi oldal támogatására. Ezzel javíthatja a munkahelyi légkört, megelőzheti a konfliktusokat, és segíthet az alkalmazottaknak abban, hogy érzelmileg és mentálisan is támogatást kapjanak a problémáik kezeléséhez.

(forrás: Magyar Vállalati Compliance Társaság)

---