Felkészülés a munkaügyi ellenőrzésre – a szabadság kiadásának szabályai

Ez a cikk több mint egy éve került publikálásra. A cikkben szereplő információk a megjelenéskor pontosak voltak, de mára elavultak lehetnek.

A 2015. évi országos hatósági ellenőrzési terv alapján a munkaügyi célellenőrzés fókuszába 2015. október-novemberben a szabadsággal kapcsolatos szabályok ellenőrzése kerül. A munkáltatónak az ellenőrzésre való felkészülés során a szabadság kiadásának szabályai mellett figyelemmel kell lennie a munka törvénykönyvében foglalt nyilvántartás vezetési kötelezettségére is. Az alábbiakban ezeket a szabályokat foglaljuk össze röviden.

A szabadság kiadásának szabályai

Az ellenőrzésre felkészülés során a munkáltatónak abból kell kiindulnia, hogy a szabadság kiadása a munkáltató kötelezettsége. Azaz, arra attól függetlenül sort kell keríteni, hogy a munkavállaló kéri-e a szabadságának kiadását vagy sem, sőt még akkor is ki kell adni az Mt. szabályainak megfelelően, ha az ellene a munkavállaló kifejezetten tiltakozik. Ez vonatkozik a szabadságnak arra a részére is (évente 7 munkanap), amellyel a munkavállaló rendelkezik. Azaz, a munkáltatónak a szabadság ezen részét is ki kell adnia az Mt. rendelkezéseinek megfelelően akkor is, ha a munkavállaló rendelkezési jogát nem gyakorolja.

Főszabály szerint a munkavállalót megillető szabadságot esedékességének évében (azaz a 2015. évi szabadságot 2015-ben) kell kiadni és kiadásának időpontját a munkavállalóval legkésőbb annak kezdete előtt tizenöt nappal közölni kell.

Az esedékesség évében történő kiadástól csak a törvényben meghatározott esetekben, illetve abban kapott felhatalmazás esetén van lehetőség. További feltétel, hogy a szabadságot úgy kell kiadni, hogy a munkavállaló naptári évenként egy alkalommal, legalább tizennégy egybefüggő napra mentesüljön a munkavégzési és rendelkezésre állási kötelezettsége alól. Ennek számítása során a pihenőnapokat és munkaszüneti napokat is figyelembe kell venni. Azaz, ha a munkavállaló 2015. október 19-től (hétfő) 9 munkanap szabadságot vesz igénybe, úgy az egybefüggő tizennégy nap feltétele teljesül (9 munkanap + 1 munkaszüneti nap + 4 pihenőnap). Ettől a kiadási szabálytól a felek megállapodásukban eltérhetnek. A megállapodás írásba foglalása nem kötelező, ugyanakkor a bizonyíthatóság érdekében mégis célszerű azt megtenni.

A szabadság esedékesség évén túli kiadásának lehetőségei:

• ha a munkaviszony október elsején vagy azt követően kezdődött, a munkáltató az esedékességet követő év március 31-ig adhatja ki;

• ha a szabadságot a munkavállaló oldalán felmerült ok miatt nem lehetett esedékesség évében kiadni (például betegség, fizetés nélküli szabadság igénybe vétele), azt az ok megszűnésétől számított 60 napon belül ki kell adni;

• esedékesség évében kell kiadottnak tekinteni a szabadságot, ha igénybevétele az esedékesség évében megkezdődik és a szabadság következő évben kiadott része nem haladja meg az öt munkanapot (például a munkavállaló 2015. december 31-től 2016. január 8-ig van szabadságon);

• kivételesen fontos gazdasági érdek vagy a működést közvetlenül és súlyosan érintő ok és kollektív szerződés rendelkezése esetén a szabadság egynegyedét legkésőbb az esedékességet követő év március 31-ig adhatja ki a munkáltató;

• a munkáltató és a munkavállaló naptári évre kötött megállapodása alapján az életkori pótszabadságot (1-10 munkanap) a munkáltató az esedékesség évét követő év végéig adhatja ki.

Ez utóbbi megállapodás esetében – tekintettel arra, hogy viszonylag „új” rendelkezésről van szó – különösen érdemes a megállapodást írásba foglalni. A munkavállaló szabadságát a munkaviszony fennállása alatt megváltani nem lehet, a munkaviszony megszűnésekor pedig a ki nem adott arányos szabadságot meg kell váltani.

Munkajogi kiskönyvtár sorozat
A munka díjazása – 2. átdolgozott kiadás – dr. Kártyás Gábor Külföldiek magyarországi foglalkoztatása – dr. Ács Vera Judit Munkajogi kárfelelősség a gyakorlatban – dr. Hanyu Henrietta

A szabadság kiadásának nyilvántartása

A munkáltatónak nyilván kell tartania a szabadság tartamát. Főszabály szerint a szabadságot munkanapban kell nyilvántartani, de egyenlőtlen munkaidő-beosztás (munkaidőkeret, elszámolási időszak) alkalmazása esetén a szabadság kiadására és nyilvántartására órákban is sor kerülhet. Ilyen esetben a munkavállaló szabadságát a munkanapokban meghatározott szabadság és a munkaszerződés szerinti napi munkaidő szorzatként kell megállapítani, majd azt a beosztás szerinti napi munkaidőnek megfelelően kell a szabadsággal érintett napokra kiadni. A nyilvántartás vezetésének elmaradása önmagában is munkaügyi bírság alapjául szolgálhat.

A szabadság kiadásával kapcsolatos nyilvántartásnak nem része a szabadság kiadásáról, illetve igényléséről szóló nyilatkozat, különös tekintettel arra, hogy azt a felek formakényszer nélkül, azaz akár szóban is megtehetik. Ennek ellenére a munkáltató a kiadásra és a munkavállaló rendelkezési jogának tiszteletben tartására vonatkozó szabályok megtartását az írásbeli „szabadságigények” esetén sokkal egyszerűbben tudja igazolni, hiszen egyértelműen, dokumentumokkal tudja alátámasztani, mind a szabadság kiadására vonatkozó határidők megtartását, mind pedig a munkavállaló kérésének megfelelő kiadás tényét is.

---